جعبه کاغذ ذخیره سازی فایل مجلات مجموعه میز چاپ سفارشی با کیفیت بالا در دفتر

من بیشترین زمان را صرف ساده سازی و سازماندهی اسناد کاغذی کردم، زیرا هزینه اشتباه نسبتاً زیاد است.اما جلوه بصری کمترین بهبود را دارد.صفحات به طور مرتب روی هم چیده شده اند تا افراد ناآگاه نتوانند تشخیص دهند که اسناد شما به هم ریخته است یا خیر.افرادی که بیشترین تغییر را احساس می کنند، خود کاربران هستند.

1. لاغر! لاغر!!! لاغر!!!

آیا تا به حال خانه خود را برای اسناد جستجو کرده اید، اما نتوانسته اید موردی را که می خواهید پیدا کنید؟

اسناد کاغذی معمولاً انباشته می شوند زیرا فضای زیادی را اشغال نمی کنند و به دلیل ذهنیت "اشکالی ندارد که یک برگه کاغذ اضافی داشته باشید" و در نتیجه "وقتی به آن نیاز ندارید و نمی توانید آن را ناراحت می کنید" زمانی که به آن نیاز دارید، آن را پیدا کنید.»اگر نمی توانید آن را پیدا کنید، ممکن است آن را نیز نگه دارید.

اطمینان حاصل کنید که فقط حداقل مقدار اسناد کاغذی را دارید تا اطمینان حاصل کنید که اسناد مفید می توانند نقش مناسبی را برای راحتی خود و خانواده تان ایفا کنند.

1.1 فقط اسناد کاغذی "باید" را نگه دارید.

"باید" چیست؟اگر سندی دور ریخته شود، می تواند جریمه یا عواقب جدی ایجاد کند.

به طور کلی دسته بندی زیر است:

• مربوط به دولت: بیشتر اسناد - شناسنامه، گواهی ازدواج، شناسنامه، دفتر ثبت خانوار، گواهی مالکیت ملک، دوستان خارجی عمدتاً نیاز به نگهداری 7 سال سوابق مالیاتی و غیره دارند.

• اسناد حقوقی یا قراردادی مانند اسناد رهن، اسناد بیمه خودرو/منزل، سرمایه گذاری های مختلف، کارت ضمانت کالاهای با ارزش و غیره.

• اسناد نجات جان: مانند مدارک پزشکی.

1.2 بر ذهنیت "چه می شد اگر" غلبه کنید

"اگر به اوراق نیاز داشته باشم چه می‌شود؟"

این سوالی است که احتمالاً همه در حین کوچک سازی می پرسند.

اول از همه، به استثنای اسناد «باید» ذکر شده در بالا، در بیشتر مواقع آنچه شما نیاز دارید، تکه کاغذ نیست، بلکه اطلاعات روی کاغذ است.

این زمان برای در نظر گرفتن است:

(1) از کجا می توانم این اطلاعات را دریافت کنم؟

به عنوان مثال کتابچه راهنمای استفاده از لوازم خانگی، در زمان های معمولی نیاز نیست.تنها زمانی که مشکلی پیش می آید ممکن است نیاز به نگاه داشته باشید.در این صورت نیازی به نگهداری فایل کاغذی نیست، شرکت سازنده به طور کلی نسخه الکترونیکی آن را برای دانلود در اختیار شما قرار می دهد.حتی اگر نه، می توانید آن را اسکن کرده و یک کپی الکترونیکی ذخیره کنید.

(2) خود سند ارزشمند نیست.آنچه ارزشمند است اطلاعات است.

گاهی اوقات یک رشته کوتاه از CAPTCHA تمام چیزی است که برای یک صفحه کاغذ بزرگ نیاز دارید.کاغذ را دور بیندازید و اطلاعات مورد نیاز خود را در رایانه خود ذخیره کنید.در مورد نحوه پشتیبان گیری از فایل های الکترونیکی، در اینجا توضیح داده نشده است…

2. تجزیه و تحلیل ابزار ذخیره سازی

2.1 نگهدارنده مجله

اندازه نگهدارنده مجله، بسیار یکنواخت، می تواند روی قفسه کتاب بایستد و ظاهری تمیز ارائه دهد.طبقه بندی آسانبرداشتن آسان، بدون نیاز به زیر و رو کردن.

مناسب برای دریافت طرح، اندازه و ضخامت مختلف اسناد رایج مختلف.

برای نگه داشتن یک یا دو صفحه کاغذ مناسب نیست، به راحتی لیز می خورد و تا ته مچاله می شود.

2.2 پاکت نامه

کیسه فایل دارای زیپ یا سگک است، بنابراین سند به راحتی نمی افتد.این می تواند نه تنها اسناد، بلکه اشیاء مرتبط را نیز ذخیره کند.به عنوان مثال، یک طراح مد می تواند با استفاده از کیسه فایل، پیش نویس طرح و نمونه پارچه را در یک کیسه قرار دهد.دانش آموزان می توانند تکالیف آخر هفته خود را با ماشین حساب، خودکار، خط کش و غیره که نیاز دارند قرار دهند.

نگاهی به اسناد خاص نیاز به زیر و رو کردن، بنابراین توصیه نمی شود برای قرار دادن بسیاری از اسناد رایج، به طوری که برای پیدا کردن مشکل نیست.

پوشش ها به خصوص سفت و سخت نیستند و اگر فقط یک یا دو صفحه در آنها قرار دهید به راحتی مچاله می شوند.

از نقطه نظر عملی، کیسه های فایل را می توان به عنوان شفاف و غیر شفاف طبقه بندی کرد.برای اطلاعات خصوصی بیشتر، مانند سوابق پزشکی، یک کیسه مات انتخاب کنید.اگر در یک نگاه به اطلاعات نیاز دارید، طبیعتا یک کیف شفاف را انتخاب می کنید.

2.3 جعبه فایل چند لایه / جعبه فایل

باکس های فایل چندلایه از نظر اندازه متفاوت هستند.كوچك ها 12-5 تا ميانه دارند در حالي كه بزرگ ها 30-12 ميان مالي دارند.برخی از آنها با دسته های قابل حمل عرضه می شوند.

برای قرار دادن چندین نوع فایل در کنار هم مناسب است، اما هر نوع فایل نباید بیش از حد باشد (در غیر این صورت جا نمی شود).

همچنین برای اسنادی که برای استفاده باید مرتبا جابجا شوند مناسب است.